Kontaktbeschränkungen haben uns in den vergangenen zwei Jahren verstärkt dazu bewogen mit Hybridveranstaltungen zu experimentieren. Vornehmlich in Präsenz ausgetragen, kommt ein Mix aus digitalen und analogen Elementen zum Einsatz, um virtuelle und vor Ort anwesende Teilnehmer:innen zu einem Publikum zusammenzuführen. Je interaktiver und kollaborativer das Workshop-, Coaching- oder Meetingformat, desto höher die Kunst, beide Gruppen möglichst gleichberechtigt an Diskussionen und Aktivitäten teilhaben zu lassen. Um diesen Spagat zu meistern, sind eine gute Vorbereitung und methodische Kompetenzen seitens der Moderator:innen ebenso zentral, wie das richtige technische Equipment.
Unser Setup besteht aus folgenden drei Hauptkomponenten, die im gemeinsamen Verbund visuelle und akustische Barrieren in der Kommunikation zwischen analoger und virtueller Welt auf ein Minimum reduzieren.
Intelligentes Kamerasystem
Mit Hilfe einer PTZ-Kamera können alle Bereiche unseres Lichtenhainer Meetingraumes bequem per Fernsteuerung erfasst werden. Den virtuell Teilnehmenden wird ein realitätsnahes Erlebnis geboten, indem nicht nur ein guter Eindruck von der geschlossenen Gruppe im Raum vermittelt wird, sondern auch Mimik und Gestik als kommunikative Signale via Zoom von allen wahrgenommen werden können.
Deckenmikrofone
Unsere Deckenmikrofone sorgen für eine hohe Audioqualität, indem sie die Stimme des Sprechenden verstärken, während Hintergrundgeräusche reduziert werden. Größere Abstände zwischen Personen im Raum werden problemlos überwunden, ohne auf separate Mikrofone, die unter Umständen durch eine zusätzliche Person aufwändig bewegt werden müssten, angewiesen zu sein.
Interaktionsflächen
Das Herzstück unseres hybriden Setups bildet der Legamaster UHD bestehend aus einem 86 Zoll höhenverstellbaren Multitouch-4K-Display. Dieser lässt sich dank leichtgängiger Schwerlastrollen flexibel entsprechend der jeweiligen Bestuhlung und Tischanordnung ausrichten. Aus Erfahrung wissen wir, dass konventionelle Pinnwände und Flipcharts in ihrer Effizienz und Haptik nie gänzlich durch Hightec-Mittel zu ersetzen sind, so dass nach wie vor leidenschaftlich gern auf sie zurückgegriffen wird. Um die Online-Teilnehmer*innen zumindest visuell am Prozess des Fixierens erarbeiteter Informationen teilhaben zu lassen, kann die analoge Interaktionsfläche als Bild/Video über ein zusätzliches Nutzerprofil in die Videokonferenz eingebunden werden. Hierfür bietet sich eine weitere, auf einem Stativ platzierte Kamera an.
Auf unseren Meetingflächen lassen sich Kleingruppenarbeiten, wie sie beispielsweise im Rahmen von Ideation Workshops stattfinden, flexibel organisieren. Auch hier stellt ein gutes Mischungsverhältnis den Idealfall dar – unter dem Einsatz mobiler Endgeräte (mit integriertem Mikrofon und Lautsprecher) können sich an jeder Tischinsel physisch und virtuell anwesende Mitglieder zusammenfinden – oder aber die Kommunikation wird bereits vollständig durch die in all unseren drei Meetingräumen vorhandene Moderationsausstattung (mind. Projektor, Projektionsfläche) abgedeckt.
Um den Überblick nicht zu verlieren und eine enge Verzahnung sicherzustellen, wird ein Moderationstandem (oder gar Trio) nahezu unverzichtbar. Eine klare Rollenverteilung im Vorfeld ist dabei entscheidend für den Erfolg. Hier kann es hilfreich sein, den Ablaufplan gemeinsam aufzustellen und durchzugehen. Während die Aufmerksamkeit des Hauptmoderierenden auf die Visualisierung im Präsenzraum sowie die Prozesssteuerung gerichtet ist, wird die Betreuung des virtuellen Raumes über eine Co-Moderation sichergestellt. Hierzu zählt auch die Steuerung der Audio- und Videokanäle, wenn mehrere Kameras, Lautsprecher und separate Mikrofone zum Einsatz kommen.
Frische Luft für frische Ideen…
Die Tage werden länger und es zieht uns nach draußen. Licht- und Luftqualität sind für unsere Produktivität und Konzentration entscheidend. Auf unserer Sonnenterrasse, die wir derzeit weiter ausbauen und gestalten, lässt es sich auch an der frischen Luft brainstormen.
Auch gehört es dazu, Online-Teilnehmer:innen bei Wunsch an informellen Gesprächen während der Pausenzeiten teilhaben zu lassen. Hierfür eignen sich am besten ebenfalls mobile Endgeräte, die auf dem Mittagstisch oder der Küchenzeile platziert werden können.
Vorteile hybrider Veranstaltungen
Getreu dem Motto Not macht erfinderisch hat uns die Pandemie verdeutlicht , dass hybride Veranstaltungen, richtig organisiert und umgesetzt, durchaus positive Aspekte aufweisen, die nachfolgend kurz zusammengefasst sind. Sie werden voraussichtlich ausschlaggebend dafür sein, dass wir unabhängig vom Infektionsgeschehen im Umgang mit ihnen weiter wachsen werden.
- die Reichweite kann unabhängig der vorhandenen Raumkapazität erhöht werden
- global ausgetragen, fördern sie die nachhaltige Vernetzung mit internationalen Partnern
- Anfahrtswege, die eingespart werden, bergen nicht nur soziale und ökonomische Vorteile für den Einzelnen, sondern wirken sich ferner positiv auf die Ökobilanz aus
- Online-Übertragungen können mit geringem Aufwand aufgezeichnet und wiederverwendet werden Das Videomaterial erleichtert der Moderation nicht nur die Reflexion, sondern kann auch allen anderen Teilnehmern nachträglich zugänglich gemacht werden, so dass sich diese während des Geschehens ganz auf die Veranstaltung konzentrieren können
Ihr plant bereits euer nächstes Event? Wir stellen euch neben unseren Räumlichkeiten gern die passende Ausstattung zur Verfügung. Weitere Infos erhaltet ihr unter den beiden Reitern Meeting und Events. Auch für den Fall, dass ihr noch ein passendes Moderatoren-Team sucht, sind wir der richtige Ansprechpartner.